Pensez aux « événements » et il n’est pas difficile d’imaginer des salles d’exposition bondées avec des gens errant d’un stand à l’autre, visitant des entreprises, faisant du réseautage, etc. Cependant, les événements ont sans aucun doute vu un passage des événements en personne aux événements virtuels et aux expériences hybrides au cours des dernières années, et plus encore après l’épidémie de coronavirus il y a deux ans, lorsque la distanciation sociale est devenue la norme.
Aujourd’hui, les événements virtuels sont une alternative aux événements traditionnels et sont devenus un élément essentiel d’une stratégie de marketing numérique efficace pour de nombreuses grandes marques.
Bien sûr, il est amusant de planifier des événements en ligne. Cela vous donne une chance d’améliorer l’engagement du public grâce à de nouveaux canaux, comme la vidéoconférence ou les webinaires. De plus, les événements virtuels brouillent les frontières géographiques et géographiques. Cependant, ce n’est pas cela.
L’adoption d’événements virtuels dans votre mix marketing implique un élément de gestion du changement, car l’exécution d’événements virtuels entraîne un changement dans les processus marketing et promotionnels existants, et l’obtention de l’adhésion des dirigeants devient primordiale. Une préoccupation importante est de savoir si cela vaut même la peine d’organiser un événement en ligne ?
Pour commencer, aucune interaction en face à face ne se produit. Il est plus difficile de retenir l’attention de vos participants. Et s’ils achètent un billet mais ne se présentent jamais ? Et s’il y a un problème technique et que tout l’événement échoue ? Ce sont des préoccupations légitimes, mais les événements virtuels ont des avantages qui l’emportent sur les inconvénients potentiels.
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Pourquoi organiser des événements virtuels ?
Les événements virtuels sont de plus en plus courants dans le monde de la planification d’événements en raison de l’augmentation des coûts d’y assister. Depuis le début de la pandémie, les gens, en général, ont été limités aux rencontres en ligne et aux réunions virtuelles en raison de problèmes de santé.
Les entreprises tirent parti des événements virtuels pour atteindre de nouveaux publics et améliorer la fréquentation des publics existants. Lorsqu’elles sont bien faites, elles permettent un engagement accru du public, entraînant une notoriété exponentielle de la marque et une croissance du retour sur investissement.
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Les événements virtuels gagnent en popularité partout, et le marché mondial devrait atteindre 504,76 milliards de dollars d’ici 2028. Il devrait croître à un TCAC de 23,7 % de 2021 à 2028. Voici les avantages de l’hébergement d’événements virtuels :
1. Inclusivité du public
Les événements virtuels se sont avérés être des outils d’inclusivité efficaces pour de nombreuses entreprises. Ils permettent aux organisateurs d’atteindre un public plus large au-delà des frontières géographiques. Même ceux qui ont des difficultés physiques ou financières peuvent assister à l’événement. Vous pouvez réduire les coûts de déplacement et d’hébergement par rapport à l’organisation d’un événement physique, ce qui nous amène au prochain avantage…
2. Gain de temps et d’argent
Les événements virtuels sont une excellente option pour les entreprises disposant d’un budget limité et qui doivent planifier un événement dans un court laps de temps. Imaginez le temps et l’argent que vous économiserez si vous pouvez organiser votre prochain événement sans vous soucier de trouver un lieu, d’engager un traiteur coûteux et de réserver un hébergement pour vos participants ou délégués ?
De plus, les planificateurs d’événements peuvent organiser et contrôler l’événement de n’importe où dans le monde à l’heure de leur choix sur leurs propres appareils. Ils passent moins de temps à planifier la logistique. Ils peuvent également garder un œil sur les frais généraux.
3. Flexibilité des événements
Votre entreprise a la liberté d’organiser un événement sans être contrainte à un lieu physique. Les événements virtuels peuvent être entièrement personnalisés avec des pages Web dédiées accessibles tout au long de l’année depuis n’importe quel endroit dans le monde. Les sessions peuvent servir d’actifs de contenu pour les initiatives de marketing.
Une expérience virtuelle peut être plus attrayante pour votre public. Vous pouvez rendre les sessions interactives et même les diffuser dans différentes langues.
4. Collecte de données puissante
Les événements virtuels ont un avantage sur ceux en personne car tous les participants doivent participer en ligne. Ils peuvent facilement être disponibles tout au long de toutes les sessions. De plus, vous pouvez recueillir des commentaires instantanés et aider les présentateurs à évaluer leurs performances.
Les événements virtuels vous permettent de mesurer les KPI grâce aux réponses aux enquêtes. Ils fournissent une mine de données qu’il est plus difficile de recueillir lors de réunions en personne. Vous pouvez suivre des informations telles que le moment où les participants se sont connectés, d’où et pendant combien de temps.
L’analyse des données vous aidera à évaluer le succès de votre événement et à partager des idées sur la façon d’améliorer les choses la prochaine fois que vous en organiserez un.
5. Planification de la sauvegarde des événements
Les événements virtuels sont une excellente option lorsque les délais d’exécution sont courts. Ils sont également utiles comme plan de sauvegarde. Même si quelque chose ne va pas avec l’événement en personne, vous pouvez toujours organiser une émission en ligne tout aussi convaincante.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous auriez pu l’annuler – de mauvaises conditions météorologiques inattendues ou toute autre raison, réduisant les taux de fréquentation prévus. Dans de tels cas, transférez rapidement l’événement sur une plate-forme virtuelle et interagissez avec votre public.
Planifier et commercialiser un événement virtuel infaillible : un processus en 6 étapes
Promouvoir un événement en ligne apporte un changement dans la stratégie marketing. Cela ne devient pas moins difficile, mais cela ouvre les portes à de nombreux canaux et techniques que vous pouvez exploiter pour amener davantage de personnes à en savoir plus sur votre événement. Voici comment vous pouvez commencer :
1. Identifiez votre public cible
Améliorez les chances de réussite d’un événement virtuel en identifiant clairement votre personnage cible. Pour ce faire, vous devez recueillir des détails tels que leurs données démographiques (âge, profession, emplacement), leurs centres d’intérêt et leurs habitudes de navigation.
Une plateforme CRM peut vous aider à collecter ces informations. Visualisez une personnalité d’acheteur idéale et exploitez les données pour comprendre ce qui les convaincrait d’assister à votre événement.
Les données permettent de prendre des points de référence pour vos stratégies de promotion d’événements et d’adapter votre communication marketing pour atteindre le bon public.
2. Créez une page de destination pour les événements virtuels
Une fois que vous avez identifié le public, vous devez le contacter via une page dédiée sur le site Web et le pousser à s’inscrire.
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Pour vous assurer que la page se classe plus haut sur le moteur de recherche, optimisez-la pour la visibilité. Incluez des mots-clés pertinents dans la copie et répertoriez la page sur les sites et forums pertinents.
De cette façon, plus de personnes pourront voir votre contenu tout en naviguant sur Internet. Le contenu doit les inciter à s’inscrire en fournissant toutes les informations nécessaires et même en résolvant un problème.
Vous devez inclure les composants suivants dans le contenu de votre page de destination :
- Gros titre
- Ordre du jour de l’événement
- Date et heure de l’événement
- Profils des conférenciers et sponsors
- Foire aux questions (FAQ)
- Des images pour appuyer votre message
- Une vidéo pour attirer et engager le public
- Un aperçu de l’événement pour répondre aux attentes
S’assurer que le contenu de votre page de destination est optimisé l’aide à atteindre un public plus large et convertit le trafic en inscriptions.
Si vous utilisez une plate-forme d’hébergement d’événements virtuels telle qu’Airmeet, elle créera automatiquement la page de destination de votre événement une fois que vous aurez saisi toutes les informations relatives à votre événement. Vous pouvez ensuite le personnaliser avec votre identité de marque et plus d’informations.
3. Commencez à commercialiser des événements virtuels dès le début
Choisissez le bon moment pour annoncer votre événement virtuel, car le timing est essentiel. Vous risquez de perdre l’attention si l’événement est annoncé trop tôt. De même, vous risquez de ne pas attirer suffisamment de participants si vous en faites la publicité trop tard.
Vous pouvez même faire vivre votre page de destination tout en configurant l’environnement virtuel de votre événement. Cependant, le meilleur moment pour le faire dépend de votre public. Vous devez disposer de suffisamment de temps pour nourrir vos prospects et les convertir en participants.
Adaptez votre message si vous ciblez une petite niche. Leur communication marketing sera différente de celles à vocation plus large.
Aussi, créer et promouvoir le matériel promotionnel pour l’événement. Par exemple, il est essentiel de soutenir vos intervenants, sponsors et partenaires en créant un fichier swipe pour chacun d’eux. Vous pouvez partager la copie de l’e-mail, les graphiques des médias sociaux et les messages pertinents.
4. Concevez des graphismes attrayants pour des événements virtuels qui sont sur la marque
Les graphiques peuvent être utilisés pour promouvoir votre événement sur plusieurs plateformes. Rendez-les intéressants pour attirer votre public.
Incluez des détails de base sur l’événement tels que la date et l’heure, la liste des intervenants, les types de sessions, le contenu, etc. dans les graphiques. Si possible, créez de courtes vidéos avec de courts messages des intervenants pour créer un buzz sur les réseaux sociaux.
5. Tirez parti des médias sociaux pour accroître la notoriété
Les médias sociaux sont une autre avenue de marketing vitale. Pour promouvoir votre événement de manière créative et passionnante, vous pouvez utiliser une combinaison de canaux de médias sociaux, tels que Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, TikTok et YouTube.
Choisissez les chaînes sur lesquelles votre audience est la plus active. Certaines plateformes, telles que Facebook et LinkedIn, permettent un ciblage hyper-spécifique avec des publicités.
Pour un public plus jeune, vous pouvez promouvoir et faire de la publicité sur les plateformes visuelles Instagram pour capter leur attention. Publiez des photos, des GIF et de courtes vidéos pour les engager et susciter la curiosité à propos de l’événement.
YouTube est une autre excellente plateforme pour faire connaître votre événement. Publiez des vidéos plus longues et utilisez les bons hashtags dans la description pour augmenter la visibilité.
Utilisez Agorapulse pour planifier toute cette activité à l’avance, puis vous et votre équipe pouvez surveiller les publications pour les commentaires et l’engagement, et mesurer les résultats de cette activité, à partir d’un tableau de bord pratique.
6. Impliquez votre équipe de vente pour générer des inscriptions à des événements virtuels
Aligner vos équipes commerciales et marketing sur votre stratégie augmente les chances de réussite de votre événement. Les deux départements ont des compétences complémentaires et peuvent être utilisés pour faire connaître l’événement.
De plus, lorsque les deux équipes travaillent ensemble, elles comprennent mieux le public cible et génèrent ainsi plus de conversions.
Votre équipe de vente peut vous aider à découvrir ce qui résonne vraiment auprès de votre public. Plus votre communication est précise sur leurs points faibles, meilleurs seront vos taux de conversion.
5. Utilisez le courrier électronique pour taquiner l’événement virtuel
Le marketing par e-mail est un canal essentiel pour promouvoir votre événement virtuel. Vous pouvez personnaliser la communication pour chaque participant et apporter de la valeur tout au long de son parcours. Dans la plupart des cas, votre public devra utiliser son adresse e-mail pour s’inscrire à votre événement.
Ainsi, vous pouvez créer une liste de diffusion pour promouvoir votre événement (envoi de rappels, de ressources, etc.) et continuer à les contacter après la fin de l’événement. S’engager avec eux de manière cohérente vous aidera à les déplacer progressivement vers le bas de votre entonnoir de vente.
6. Faites connaître vos conférenciers – ils sont votre ticket d’or
Suscitez l’intérêt de votre public en mettant en avant les conférenciers VIP et la valeur qu’ils apporteront à la table. Cela améliorera la qualité de vos participants.
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Faites la promotion de votre événement en créant du contenu et des graphismes autour des intervenants. Créez des affiches avec leurs portraits et de courtes vidéos d’eux partageant leurs points de vue d’experts. Tirez également parti des participants VIP pour mettre en valeur la crédibilité de votre événement afin d’attirer davantage de participants de leur communauté.
À vous
L’une des tendances les plus excitantes dans la planification d’événements consiste à utiliser des composants virtuels pour rassembler plus de personnes. Expérimentez avec différents formats d’événements virtuels tels que les chats Web en direct, les vidéos et les webinaires.
Aujourd’hui encore, pour de nombreuses personnes, les événements virtuels évoquent des images de présentations sans fin. Cependant, ce n’est plus le cas.
Grâce aux plateformes avancées, les événements virtuels peuvent être n’importe quoi, des webinaires exclusifs aux concerts diffusés en direct en passant par les vidéoconférences interactives. La question est de savoir dans quelle mesure êtes-vous disposé à adopter le changement dans le mode d’organisation d’événements au profit de votre entreprise ?
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