Apprendre à travailler à domicile de manière efficace, productive et saine tout en maintenant un équilibre travail-vie constructif est une compétence essentielle dans ce nouveau monde courageux où les politiques de télétravail deviennent rapidement la norme.
Dans cet article, nous explorerons quelques trucs et astuces pour réussir à travailler à domicile, ainsi que les outils dont vous aurez besoin et comment rester motivé.
Comment travailler à domicile – Trucs et astuces
Établissez un horaire de travail et respectez-le
Le désordre est le plus grand tueur de productivité. La structure et la routine sont son sauveur.
Lorsque vous déterminez comment travailler à domicile de manière productive, vous devez vous fixer des directives claires pour savoir quand travailler, quand faire des pauses et quand s’arrêter. Respectez cet horaire, en vous rappelant que les pauses sont importantes. Être enfermé seul à l’intérieur toute la journée sans s’arrêter peut nuire à votre productivité au fil du temps, car vous devenez plus fatigué et moins motivé pour accomplir vos tâches. Alors, soyez strict avec vous-même et prévoyez de courtes pauses régulières loin de l’écran tout au long de la journée – et n’oubliez pas de continuer à bouger. Levez-vous, étirez vos jambes et sortez pour respirer l’air frais. Allez faire une promenade ou un jogging rapide. Arroser les plantes. Balayer la cour. Vous avez eu l’idée.
De plus, faites une liste de choses à faire au début de chaque semaine pour gérer votre charge de travail, complétée par des délais réalistes pour accomplir vos différentes tâches et sous-tâches. Respectez ces délais, en vous concentrant sur une tâche à la fois. De cette façon, vous aurez une structure en place pour vous empêcher de tergiverser ou de perdre votre concentration en essayant d’effectuer plusieurs tâches.
Supprimer les distractions
Ceux qui savent travailler à domicile savent efficacement l’importance de minimiser toutes les distractions possibles.
Les médias sociaux sont l’un des plus gros gaspillages de temps pour les travailleurs à distance. Alors, faites en sorte qu’il soit difficile pour vous d’y accéder. Supprimez tous les raccourcis de votre navigateur ou, mieux encore, déconnectez-vous simplement de vos comptes sur votre ordinateur et votre téléphone pendant votre journée de travail.
Gardez le téléviseur éteint et désactivez tous les sites d’actualités, la messagerie instantanée et les autres notifications non essentielles de votre ordinateur et de votre smartphone.
Comment travailler à domicile : définir des limites et des règles de base
Les espaces de vie partagés peuvent être tout aussi bruyants, voire plus bruyants, que les espaces de travail partagés. En tant que tel, vous avez besoin de limites claires et de règles de base. Ce n’est pas parce que vous travaillez à domicile que vous ne travaillez pas – et vos enfants, vos colocataires, votre partenaire ou toute autre personne avec qui vous vivez doivent le savoir et le respecter. Avoir une conversation avec eux. Faites-leur savoir que vous avez du travail à faire et que vous avez besoin de temps calme pour le faire. Entre 9 h et 17 h (ou quoi que ce soit), vous êtes au travail – vous ne pouvez donc pas faire de corvées, réparer la clôture, jouer à des jeux ou quoi que ce soit d’autre pendant cette période.
De même, vous devez également définir des limites avec le travail. Parlez-en à votre gestionnaire. Établissez les heures où vous êtes joignable, et celles où vous avez effectivement quitté le travail et « rentré chez vous » pour la journée.
Avoir un espace de travail dédié
Un espace fonctionnel et dédié est crucial pour un travail à distance productif. Si vous n’avez pas de bureau à domicile, vous devez créer un espace sur mesure dans un endroit exclusivement réservé au travail. Il peut s’agir d’un bureau dans la chambre ou d’un coin de la table de la cuisine. Quoi qu’il en soit, lorsque vous êtes là avec votre ordinateur portable, vos stylos, votre papier et vos outils de travail, vous travaillez – et la porte fermée sert de signal à ceux avec qui vous vivez que vous êtes « au travail » et pour ne pas être dérangé.
Communiquer régulièrement avec la direction et les collègues
Apprendre à travailler à domicile signifie également apprendre de nouvelles façons de maintenir la communication entre collègues et direction. Organisez des appels de cinq ou dix minutes avec votre responsable (ou, si vous êtes le responsable, avec les membres de votre équipe) pour démarrer et/ou conclure chaque journée.
Assistez à toutes les visioconférences et conférences téléphoniques pour rester au courant, en vous assurant de parler pendant la réunion, afin que tout le monde sache que vous êtes là. Répondez aux e-mails en temps opportun et contactez régulièrement vos collègues via une messagerie instantanée dédiée, des plateformes de collaboration ou en décrochant le téléphone.
Si la communication – ou son absence – commence à devenir un véritable problème, parlez à vos collègues ou à votre patron de vos préoccupations afin de trouver des solutions pour rester mieux connecté.
Au-delà des conseils et astuces généraux ci-dessus pour travailler efficacement à domicile, il existe des outils et des applications clés dont vous avez besoin pour rester connecté et productif.
Voici ce dont vous avez besoin.
Une connexion Internet fiable
Le travail à distance dépend de l’accès à Internet – et il doit donc être fiable, avec des options de sauvegarde à portée de main. Si vous partagez votre foyer avec d’autres personnes – comme des enfants ou des colocataires avec PlayStations, par exemple – vous devrez soit intégrer l’utilisation d’Internet dans vos règles de base, soit investir dans des vitesses et une bande passante plus élevées. Pour la sauvegarde en cas de panne de votre connexion domestique principale, les appareils de point d’accès Wi-Fi mobiles constituent un investissement rentable.
Comment travailler à domicile et rester connecté : applications de chat d’équipe
Les applications de chat d’équipe sont essentielles pour gérer plusieurs conversations asynchrones (organisées par sujet, projet, équipe ou quoi que ce soit) entre plusieurs membres de l’équipe en un seul endroit – et sont bien plus efficaces que les e-mails. Les meilleurs outils d’aujourd’hui vous permettent d’avoir des conversations communes avec des équipes entières ou des conversations privées avec des individus. Vous pouvez également partager des fichiers instantanément et rechercher des messages passés pour extraire des informations pertinentes. Slack, Microsoft Teams et Google Chat sont d’excellentes options.
Comment travailler à domicile tout en ayant du temps face à des collègues ? Les outils de vidéoconférence permettent des réunions d’équipe et des présentations à distance, et les meilleurs ont une fonctionnalité de partage d’écran permettant aux participants de partager ce qui se passe sur leur écran d’ordinateur avec d’autres lors de conversations en direct. Zoom est l’une des applications d’appel vidéo de groupe les plus populaires – permettant des appels de 40 minutes avec jusqu’à 100 personnes sur la version gratuite et jusqu’à 1 000 sur les forfaits payants – avec Google Meet (pour les utilisateurs de G Suite), GoToMeeting et Skype Entreprise étant d’autres options fiables et riches en fonctionnalités.
L’un des plus grands défis pour les équipes qui apprennent à travailler à domicile consiste à déterminer comment attribuer des tâches et gérer leur progression sans semer la confusion ou manquer des délais et des livrables importants. Les feuilles de calcul et les applications de liste de tâches – telles que Todoist et TickTick – peuvent être utiles, mais pour des projets plus complexes avec plusieurs membres d’équipe, des outils de gestion de projet à part entière sont en ordre.
Certaines options à considérer sont Trello, Monday, Asana et Allthings. Tous vous permettent d’organiser les tâches en flux de travail, de les attribuer aux membres de l’équipe, de suivre leur progression et de communiquer avec d’autres utilisateurs via des commentaires.
Comprendre comment travailler efficacement à domicile signifie également s’assurer que vos appareils et vos données sont protégés contre les menaces de cybersécurité.
Pour ce faire, vous aurez besoin des outils de sécurité suivants :
- Pare-feu: Pour surveiller et contrôler le trafic réseau entrant et sortant, empêchant efficacement l’accès non autorisé à votre réseau domestique. Norton, Avast et Bitdefender proposent tous des solutions de pare-feu robustes.
- Logiciel antivirus: Pour protéger vos appareils contre les logiciels malveillants (malware). Kaspersky, McAfee et Norton sont tous de grands noms dans le domaine des antivirus.
- Chiffrement: Pour brouiller les données sur vos appareils, les rendre inutilisables si elles tombent entre de mauvaises mains. AxCrypt, Folder Lock et VeraCrypt fournissent tous des options fiables.
- Sauvegarde basée sur le cloud : Pour vous assurer que les fichiers et données importants sont toujours récupérables en cas de défaillance ou de compromission de votre appareil principal. Vous pouvez utiliser OneDrive ou Google Drive pour sauvegarder vos fichiers, ou Backblaze et IDrive sont de bonnes options payantes.
- Gestionnaire de mots de passe : Pour stocker tous vos mots de passe uniques dans une base de données cryptée. 1Password, LastPass et Dashlane sont tous d’excellents gestionnaires de mots de passe personnels.
Comment travailler à domicile et rester motivé
La motivation et l’autodiscipline sont des défis importants et permanents lorsqu’il s’agit d’apprendre à travailler efficacement en ligne à domicile.
Voici quelques derniers conseils pour rester concentré.
Levez-vous tôt et habillez-vous
Évitez la tentation de paresser au lit jusqu’à midi. Établir une routine qui vous permet de démarrer tôt vous place dans un état d’esprit proactif – et la proactivité mène à la productivité. Et quand vous vous levez, mettez vos vêtements de travail. Cela ne doit pas nécessairement être un costume et une cravate, mais cela doit être différent de votre tenue de week-end relaxante (ou simplement de votre robe de chambre). Tout est psychologique – si vous portez des vêtements paresseux, vous agirez plus paresseusement et vous en ferez moins.
Récompense toi
Apprendre à travailler à domicile consiste à équilibrer productivité et discipline avec la liberté et la flexibilité qu’offre le travail à distance. La tentation, bien sûr, est de regarder en rafale votre série préférée sur Netflix. Au lieu de cela, récompensez-vous avec un demi-épisode (ou quelle que soit la récompense) une fois que vous avez effectué deux heures de travail solide ou terminé une certaine tâche. La modération est la clé – les micro-récompenses vous donneront un répit régulier, mais ne rongeront pas votre productivité.
Mettez-vous au défi
En plus de vous récompenser, vous fixer certains défis peut vous aider à rester motivé. Par exemple, vous pourriez vous lancer le défi d’écrire X nombre de mots en 30 minutes, puis essayer de le battre le lendemain. Ou, vous pouvez vous mettre au défi de terminer toutes les tâches planifiées une demi-heure plus tôt que d’habitude, puis utiliser ce temps supplémentaire comme récompense.
Comment travailler à domicile Conseil de pro : parlez à vos collègues
Le travail à domicile est très différent du travail dans un bureau occupé avec des collègues à qui parler – et cela peut être très isolant et déprimant au fil du temps, vous laissant moins motivé pour accomplir vos tâches. Remédiez à cela en vous assurant de parler à vos collègues tous les jours, soit par téléphone, soit par appel vidéo – ne vous contentez pas de le mettre dans un e-mail, établissez un contact réel en temps réel.
Prenez soin de votre corps
Soyez conscient du « cou technique » (résultat du travail assis sur un ordinateur toute la journée, tous les jours) et des autres problèmes musculaires et corporels qui peuvent survenir. Levez-vous et bougez régulièrement – et sortez pour le faire. Votre maison ou votre appartement peut devenir un bunker lorsque vous travaillez à domicile. Arrêtez-vous et faites régulièrement de l’exercice à l’extérieur. De plus, évitez la malbouffe et dormez suffisamment chaque nuit. Un corps sain vous aide à garder un esprit sain – vous reposer correctement, manger sainement et rester actif augmenteront votre niveau d’énergie, vous motivant à en faire plus et à en faire plus.
Résumé:
Comment travailler à domicile
Comment travailler à domicile – Trucs et astuces : – Établissez un horaire de travail et respectez-le – Supprimez les distractions – Fixez des limites et des règles de base – Ayez un espace de travail dédié – Communiquez régulièrement avec la direction et vos collègues Outils dont vous avez besoin : – Une connexion Internet fiable – Applications de chat d’équipe – Outils de visioconférence – Outils de gestion de projet – Outils de sécurité