La présentation à votre équipe distante est essentielle pour collaborer lorsque vous ne pouvez pas être dans la même pièce. Mais bien que nous ayons de nombreuses solutions logicielles à portée de main, un engagement efficace ne se limite pas à disposer des bons outils.
Étant donné que beaucoup d’entre nous travaillent désormais à domicile ou adoptent un style de travail hybride, il n’a jamais été aussi important de donner la priorité à une bonne communication et collaboration.
L’adoption de ces bonnes pratiques peut aider à éviter les allers-retours inutiles (et la perte de temps et de budget), à tirer le meilleur parti de votre personnel et de vos indépendants, et à éviter la maladresse des briefs mal interprétés. Mais comment faire une bonne présentation dans un monde de plus en plus virtuel ?
En réalité, les conseils de présentation virtuelle sont importants même en dehors de la pandémie qui modifie nos méthodes de travail au bureau ; que vous ayez affaire à des pigistes travaillant à domicile, travaillant avec des collègues dans une autre ville ou présentant un argumentaire initial à un client interétatique ou étranger.
Dans tous les cas, vous devez vous assurer de trouver le bon ton, de rester clair et concis et de garder votre équipe concentrée. Vous devriez chercher à ce que cela compte chaque fois que vous vous présentez aux membres de votre équipe, même s’il s’agit de votre équipe au quotidien.
Alors sans plus tarder, explorons les meilleures pratiques pour communiquer et collaborer à distance avec ces cinq conseils de présentation virtuelle.
Engagez votre équipe
Lorsque vous travaillez à distance, il est très important de maintenir une communication cohérente. À présent, la plupart d’entre nous sont passés maîtres dans l’utilisation d’outils vidéo tels que Zoom et Google Hangouts. Mais, avec autant de réunions virtuelles et d’enregistrements sur nos calendriers, il est très important de garder votre équipe intéressée et engagée.
Bien que l’engagement de votre équipe et de votre public soit essentiel pour les présentations virtuelles, il peut également être appliqué à toutes sortes de réunions, y compris les WIP moins structurés et les rattrapages d’équipe.
Les réunions et présentations virtuelles peuvent bénéficier de l’ajout d’une certaine structure (pensez à un thème, pas à un ordre du jour). Par exemple, choisissez un sujet et réfléchissez à des idées pour de futurs projets. Ou pour un engagement facile et non lié au travail, les jeux et quiz en ligne ne manquent pas.
Les jeux de dessin, comme Gartic Phone, peuvent être un moyen simple d’impliquer tout le monde et sont un moyen particulièrement efficace de briser la glace pour les nouvelles équipes.
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Soyez interactif
Qu’il s’agisse de présenter à votre équipe immédiate, à une entreprise plus large ou à des collaborateurs externes, l’interaction et l’engagement sont toujours possibles. L’une des meilleures façons de procéder consiste à ajouter des éléments interactifs à votre présentation.
L’interactivité à faible enjeu peut être appropriée si vous avez passé une session à parcourir de nouveaux systèmes ou à dispenser une formation sur les processus internes. Par exemple, utilisez un sondage rapide pour récapituler les nouvelles informations (souvent, les sondages peuvent être rapidement ajoutés via la plateforme de réunion que vous avez choisie). D’autres types de gains faciles pourraient être l’ajout d’éléments visuels interactifs, comme des animations et des GIF.
Si vous vous sentez plus créatif, essayez d’aller un peu plus loin avec quelque chose comme une présentation « Choisissez votre propre aventure ». Ils sont en fait plus faciles à créer que vous ne le pensez ! Vous pouvez les configurer vous-même dans PowerPoint ou avec les applications Google en créant un lien hypertexte entre vos diapositives.
Améliorez la conception de votre présentation
Voici un secret – même si vous travaillez dans les limites d’une simple présentation PowerPoint, la plupart des présentations peuvent encore être (au moins un peu) plus amusantes et engageantes. Bien que le modèle d’entreprise standard puisse suffire, cela peut être un bon moyen de perdre l’attention de votre équipe si c’est la dixième fois qu’ils voient quelque chose sur le même modèle cette semaine-là.
Rafraîchir votre conception peut être un moyen rapide et facile de rafraîchir une présentation autrement obsolète. Lorsque vous créez votre prochain diaporama, jetez un coup d’œil aux tendances actuelles en matière de conception de présentations et expérimentez différents types de visualisation de données ou d’infographies animées.
Même changer certaines couleurs ou polices peut aller très loin. (Si vous le faites, les pastels ont un moment, et il est facile de créer un intérêt visuel en contrastant subtilement les polices avec empattement et sans empattement) Si votre présentation pourrait faire avec quelques images, essayez d’utiliser de simples illustrations de style croquis ou abstraites au lieu de photographies de stock . Il existe de nombreuses façons de le changer et de rendre vos réunions et ateliers plus intéressants en pensant plus largement.
Utiliser un outil de collaboration d’équipe
Tous les outils ne sont pas créés égaux. De préférence, ils seront intuitifs et auront tous les types de fonctions dont vous avez besoin – messages instantanés et discussions de groupe, tâches, partage de contenu, et la liste continue.
Mais ne vous arrêtez pas là. Vous pouvez mélanger des outils pour compléter votre centre de travail principal. Des outils organisationnels collaboratifs tels que Trello, Clickup, Figma et le calendrier Google peuvent ajouter plus de cohérence à la façon dont votre équipe suit les jalons ou coche les tâches – ou simplement aider votre équipe à se trouver aux bons endroits (virtuels) au bon moment !
Lorsqu’il s’agit de créer des présentations, tous les types d’outils de collaboration sont pratiques. Ils facilitent une communication efficace et régulière, ainsi que l’envoi et le stockage des briefs clairs et détaillés dont les membres de l’équipe ont besoin pour faire leur travail.
Demandez les commentaires et les commentaires de votre équipe
Enfin, ne sous-estimez jamais l’importance de demander des commentaires. Cela signifie poser des questions bien réfléchies – et non simplement poser une question « Qu’est-ce qui peut être amélioré à propos de x ? ». Si vous demandez une contribution spécifique, travaillez en vous-même pour encadrer ou structurer le type de rétroaction qui serait utile. (Et lorsque vous ne demandez pas activement des commentaires, veillez à ce qu’une communication ouverte et honnête soit encouragée au sein de votre équipe.)
Ceci est particulièrement important lors de votre présentation, car demander des commentaires peut aider votre équipe à se sentir entendue et valorisée. Selon votre préférence, faites-leur savoir dès le début que vous êtes ouvert aux suggestions ou aux questions tout au long de la présentation, ou bien, fixez des heures pour les questions intégrées à vos présentations. Et n’oubliez pas de conserver une trace de tous les commentaires et idées qui sont soulevés, afin de pouvoir les intégrer dans de futures présentations.
Alors c’est tout! Certains de ces conseils consistent à changer votre état d’esprit, d’autres nécessitent d’examiner ce qui est possible et de sortir des sentiers battus. Grâce à ces conseils de présentation, vous obtiendrez autant d’engagement et de collaboration positive avec votre équipe à distance qu’en personne – et peut-être même plus.